PERAN POTENSIAL
INFORMASI STRATEGIS DALAM MEMBERIKAN KEUNTUNGAN BAGI PERUSAHAAN
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
LATAR
BELAKANG
Saat
ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi
Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik
atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan
sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi
informasi senantiasa diselaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap
penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Mengacu
kepada arsitektur teknologi informasi perusahaan, penerapan Teknologi Informasi
yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut
• Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
• Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
• Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
BAB
II
PEMBAHASAN
1.
SistemInformasi
Untuk Operasi dan Manajemen
Sistem informasi mempunyai 3 tugas
utama di dalam sebuah organisasi, yaitu:
·
Mendukung kegiatan-kegiatan usaha
·
Mendukung pengambilan keputusan
manajemen
·
Mendukung persaingan keuntungan
strategis
Beberapa sistem informasi dapat
diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen, sementara
yang lainnya menjalankan berbagai macam fungsi.
SISTEM INFORMASI
SISTEM INFORMASI
·
Support of Strategic Advantage
·
Support of Management Decision
making
·
Support of Business Operations
Sistem informasi operasi memproses data yang berasal dari
dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Sistem ini dapat dibagi ke dalam
beberapa kategori, yaitu:
1.
Transaction-processing systems
(sistem proses-transaksi) mencatat dan memproses data dari transaksi bisnis,
database terbaru, dan menghasilkan berbagai macam dokumen dan laporan.
2.
Keputusan operasional yang
mengontrol proses-proses secara fisik dibuat oleh process control systems
(sistem pengendalian proses).
3.
Komunikasi dan produktivitas kantor
didukung oleh office automation systems (sistem otomasi kantor).
Sistem informasi manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu:
1.
Laporan spesifikasi dan rencana awal
untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems (sistem
pelaporan informasi).
2.
Dukungan ad hoc dan interaktif untuk
pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems
(sistem pendukung keputusan).
3.
Informasi kritikal untuk manajemen
atas ditetapkan oleh executive information systems (sistem informasi
eksekutif).
Klasifikasi lain dari sistem informasi adalah:
·
Nasehat pakar untuk pengambilan
keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem
pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis
pengetahuan) lainnya.
·
Dukungan langsung dan terus untuk
aplikasi operasional dan manajerial dari pengguna akhir (end users) ditetapkan
oleh end user computing systems.
·
Aplikasi operasional dan manajerial
dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information
systems.
·
Produk dan layanan jasa yang
bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic
information systems.
Dalam
dunia kerja nyata, sistem informasi yang digunakan merupakan kombinasi dari
berbagai macam sistem informasi yang telah disebutkan di atas. Pada prakteknya,
berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang
(cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi
2.
Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen
Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
·
Menekankan pada orientasi manajemen
(management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan
mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making).
·
Menekankan bahwa kerangka sistem
(system framework) harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi.
Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat
sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri
sendiri. Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam, yaitu (1) information
reporting systems, (2) decision support systems, dan (3) executive information
systems.
1. Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.
2. Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
3. Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti.
4. Expert Systems
Expert systems (sistem pakar) merupakan salah satu aplikasi artificial intelligence (AI) yang paling banyak digunakan. Expert systems (ES) adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang menggunakan pengetahuannya untuk bertindak sebagai konsultan ahli dalam area yang spesfik kepada pengguna. ES telah digunakan dalam berbagai bidang seperti kedokteran, teknik, ilmu fisika, dan bisnis. Sebagai contoh, ES digunakan untuk mendiagnosa penyakit, pencarian mineral, menganalisa senyawa kimia, dan perencanaan keuangan.
5. End User Computing Systems
End user computing (EUC) systems adalah sistem informasi berbasis komputer yang secara langsung mendukung aplikasi operasional dan manajerial oleh end users. Dalam EUC systems, end user menggunakan stasiun kerja mikrokomputer dan bermacam perangkat lunak untuk mendapatkan kembali informasi, pendukung keputusan, dan pengembangan aplikasi. Sebagai contoh, pengguna dapat megirim surat elektronik, menggerakkan model analitik, atau membangun aplikasi bisnis yang baru.
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa
1. Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.
2. Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
3. Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti.
4. Expert Systems
Expert systems (sistem pakar) merupakan salah satu aplikasi artificial intelligence (AI) yang paling banyak digunakan. Expert systems (ES) adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang menggunakan pengetahuannya untuk bertindak sebagai konsultan ahli dalam area yang spesfik kepada pengguna. ES telah digunakan dalam berbagai bidang seperti kedokteran, teknik, ilmu fisika, dan bisnis. Sebagai contoh, ES digunakan untuk mendiagnosa penyakit, pencarian mineral, menganalisa senyawa kimia, dan perencanaan keuangan.
5. End User Computing Systems
End user computing (EUC) systems adalah sistem informasi berbasis komputer yang secara langsung mendukung aplikasi operasional dan manajerial oleh end users. Dalam EUC systems, end user menggunakan stasiun kerja mikrokomputer dan bermacam perangkat lunak untuk mendapatkan kembali informasi, pendukung keputusan, dan pengembangan aplikasi. Sebagai contoh, pengguna dapat megirim surat elektronik, menggerakkan model analitik, atau membangun aplikasi bisnis yang baru.
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa
1.
persaingan dari para pesaing yang
berada di industri yang sama,
2.
ancaman dari perusahaan baru,
3.
ancaman dari produk pengganti,
4.
kekuatan tawar-menawar dari
konsumen, dan
5.
kekuatan tawar-menawar dari pemasok.
1. Pembentukan strategi
Perusahaan dihadapi dengan
kumpulan informasi yang dihasilkan dari informasi-informasi luar. Kekayaan
potensi untuk mengidentifikasi kecenderungan perubahan. Manajemen
informasi perusahaan bertanggung jawab untuk mengidentifikasi sumber-sumber
informasi eksternal yang terpercaya dan relevan dan membangun sistem kesadaran
dan respon yang memungkinkan perusahaan memantau perkembangan dan memberikan
tindakan yang sesuai dari informasi yang didapatkan.
2. Perencanaan untuk Kebutuhan masa depan
Perubahan telah menjadi bagian yang
wajar dari bisnis. Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk merubah cara
bisnis mereka bahwa akan ada kebutuhan informasi yang baru juga. Sebuah bisnis
baru perlu diperhatikan dan memerlukan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan. Inisiatif strategi baru juga membawa banyak risiko. Maka dari itu,
kunci keberhasilan pelaksanaan inisiatif strategis adalah terlabeh dahulu
merencanakan untuk mendapatkan informasi yang baru.
3. Meningkatkan nilai utilitas informasi
yang tersedia
Bisnis didukung oleh siklus hidup
informasi. Nilai utilitas informasi didasarkan pada apakah informasi
tersebut dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses
operasional. Utilitas merupakan fungsi dari relevansi, akurasi, kelengkapan
dan ketepatan waktu dimana informasi ini tersedia pada saat dibutuhkan. Pada
dasarnya manajemen informasi perusahaan menjamin keterhubungan antara bisnis
dan teknologi informasi untuk memastikan bahwa informasi yang tersedia untuk
kelancaran proses bisnis.
4. Menghilangkan informasi yang
berlebihan
Keburukan dari era informasi adalah kelebihan
informasi. Di hampir setiap perusahaan masih ada software yang bekerja dan
membuat laporan yang berlebihan. Seharusnya dapat mendefinisikan mana informasi
yang dibutuhkan dan mana yang tidak dibutuhkan. Dengan pengurangan informasi
yang tidak perlu dapat mengurangi biaya teknologi informasi yang sia-sia.
5. Memastikan kepatuhan terhadap
undang-undang
Legislasi menuntut bahwa suatu
perusahaan harus melindungi informasi klien dari penyalahgunaan. Undang-undang lainnya untuk
mengamankan hak pemegang saham mendapatkan informasi yang berkualitas.
Manajemen Informasi Perusahaan harus terus menerus memastikan bahwa semua
langkah berada di jalur nya dengan mematuhi undang-undang yang ada.
6. Meningkatkan laba atas investasi di
teknologi informasi
Pengembalian investasi menunjukkan
peningkatan jumlah pendapatan yang dihasilkan, penurunan biaya teknologi
informasi dan pengurangan risiko bisnis. Manajemen informasi perusahaan
memastikan bahwa setiap potensi sumber daya teknologi informasi adalah
sepenuhnya dieksploitasi oleh bisnis. Sebuah value driver utama bagi
manajemen informasi perusahaan adalah untuk mengurangi risiko yang ditimbulkan
oleh informasi di perusahaan dengan memastikan bahwa informasi yang cukup
terlindung dari penyalahgunaan.
Beberapa
alasan utama tentang pentingnya peranan strategi manajemen bagi perusahaan atau
organisasi, yaitu:
1. Memberi arah jangka panjang yang akan dituju.
2. Membantu perusahaan atau organisasi beradaptasi pada perubahan-perubahan yang terjadi.
3. Membuat suatu perusahaan atau organisasi menjadi lebih aktif.
4. Mengidentifikasi keunggulan komparatif suatu perusahaan atau organisasi dalam lingkungan yang semakin beresiko.
5. Aktivitas yang tumpang tindih akan dikurangi.
6. Keengganan untuk berubah dari karyawan lama dapat dikurangi.
7. Keterlibatan karyawan dalam perubahan strategi akan lebih memotivasi mereka pada tahap pelaksanaannya.
8. Kegiatan pembuatan strategi akan mempertinggi kemampuan perusahaan atau organisasi tersebut untuk mencegah munculnya masalah di masa mendatang.
Dengan manajemen strategi diharapkan strategi benar-benar dapat dikelola sehingga strategi dapat diimplementasikan untuk mewarnai dan mengintegrasikan semua keputusan dan tindakan dalam organisasi rincian. Tahapan kegiatan untuk menjalankan strategi adalah sebagai berikut:
1. Perumusan strategi
Perumusan strategi adalah proses memilih tindakan utama (strategi) untuk mewujudkan misi organisasi. Proses mengambil keputusan untuk menetapkan strategi seolah-olah merupakan konsekuensi mulai dari penetapan visi-misi, sampai terealisasinya program.
2. Perencanaan tindakan.
Langkah pertama untuk mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan adalah pembuat perencanaan strategi. Inti dari apa yang ingin dilakukan pada tahapan ini adalah bagaimana membuat rencana pencapaian (sasaran) dan rencana kegiatan (program dan anggaran) yang benar-benar sesuai dengan arahan (visi, misi, gool) dan strategi yang telah ditetapkan organisasi.
3. Implementasi.
Untuk menjamin keberhasilan strategi yang telah berhasil dirumuskan harus diwujudkan dalam tindakan implementasi yang cermat. Strategi dan unsur-unsur organisasi yang lain harus sesuai, strategi harus tercermati pada rancangan struktur budaya organisasi, kepemimpinan dan sistem pengelolaan sumber daya manusia. Karena strategi diimplementasikan dalam suatu lingkungan yang terus berubah, maka implementasi yang sukses menuntut pengendalian dan evaluasi pelaksanaan. Sehingga jika diperlukan dapat dilakukan tindakan-tindakan perbaikan yang tepat.
1. Memberi arah jangka panjang yang akan dituju.
2. Membantu perusahaan atau organisasi beradaptasi pada perubahan-perubahan yang terjadi.
3. Membuat suatu perusahaan atau organisasi menjadi lebih aktif.
4. Mengidentifikasi keunggulan komparatif suatu perusahaan atau organisasi dalam lingkungan yang semakin beresiko.
5. Aktivitas yang tumpang tindih akan dikurangi.
6. Keengganan untuk berubah dari karyawan lama dapat dikurangi.
7. Keterlibatan karyawan dalam perubahan strategi akan lebih memotivasi mereka pada tahap pelaksanaannya.
8. Kegiatan pembuatan strategi akan mempertinggi kemampuan perusahaan atau organisasi tersebut untuk mencegah munculnya masalah di masa mendatang.
Dengan manajemen strategi diharapkan strategi benar-benar dapat dikelola sehingga strategi dapat diimplementasikan untuk mewarnai dan mengintegrasikan semua keputusan dan tindakan dalam organisasi rincian. Tahapan kegiatan untuk menjalankan strategi adalah sebagai berikut:
1. Perumusan strategi
Perumusan strategi adalah proses memilih tindakan utama (strategi) untuk mewujudkan misi organisasi. Proses mengambil keputusan untuk menetapkan strategi seolah-olah merupakan konsekuensi mulai dari penetapan visi-misi, sampai terealisasinya program.
2. Perencanaan tindakan.
Langkah pertama untuk mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan adalah pembuat perencanaan strategi. Inti dari apa yang ingin dilakukan pada tahapan ini adalah bagaimana membuat rencana pencapaian (sasaran) dan rencana kegiatan (program dan anggaran) yang benar-benar sesuai dengan arahan (visi, misi, gool) dan strategi yang telah ditetapkan organisasi.
3. Implementasi.
Untuk menjamin keberhasilan strategi yang telah berhasil dirumuskan harus diwujudkan dalam tindakan implementasi yang cermat. Strategi dan unsur-unsur organisasi yang lain harus sesuai, strategi harus tercermati pada rancangan struktur budaya organisasi, kepemimpinan dan sistem pengelolaan sumber daya manusia. Karena strategi diimplementasikan dalam suatu lingkungan yang terus berubah, maka implementasi yang sukses menuntut pengendalian dan evaluasi pelaksanaan. Sehingga jika diperlukan dapat dilakukan tindakan-tindakan perbaikan yang tepat.
BAB
III
KESIMPULAN
Bahwasannya
manajemen sumber informasi sangat memberikan peranan penting bagi perusahaan.
Terutama peranan potensial informasi strategis dalam menjalankan perencanaan
strategisnya jika dilaksanakan dengan baik, tentunya akan mendapatkan
keuntungan bagi perusahaan tersebut. Sehingga mudah cepat berkembang pula
perusahaan yang telah memenuhi kebutuhan yang mereka inginkan. Dan tidak lupa
berhati-hati juga dalam menangkap sumber informasinya, agar tidak menimbulkan
sumber yang tidak akurat dari informasi lainnya.
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar